Enregistrer un chèque ou un virement reçu

Il y a plusieurs manières d’enregistrer un chèque ou un virement reçu. Tout d’abord, il est important de comprendre comment les paiements sont enregistrés.

Enregistrer le paiement d’une transaction qui existe déjà dans le CRM

Rappelons qu’une transaction (don, adhésion, inscription, achat) peut être enregistrée directement sous le contact ou faire partie d’un panier. Les transactions en ligne font toujours partie d’un panier.

Si le paiement concerne un panier existant, il doit être enregistré sous l’onglet Paiement du panier.

Si le paiement concerne un don, adhésion, inscription, achat existant qui n’a pas fait l’objet d’un panier, il doit être enregistré directement au niveau de la transaction.

Enregistrer le paiement d’une nouvelle transaction

Il est possible que vous receviez un chèque ou un virement qui correspond à une transaction qui n’a fait l’objet d’aucun enregistrement.

Si le chèque concerne une transaction unitaire (un don, une adhésion…) le plus simple est de l’enregistrer directement sous le contact, depuis l’onglet concerné.

Si le chèque concerne plusieurs transactions (plusieurs dons, un mélange de don et d’achat …), il est obligatoire de créer un panier. Comme il n’est pas simple de créer un panier, vous avez intérêt à partir de l’onglet Chèque ou virement reçu.

Utiliser l’onglet Chèques ou virements reçus

Allez sur l’onglet Chèques ou virements reçus et cliquez sur le bouton Nouveau.

Passer par cet onglet n’est pas obligatoire mais peut vous faire gagner du temps et améliorer la traçabilité de vos opérations. Cette fonctionnalité permet de retrouver facilement vos chèques et virements reçus, de générer plus facilement les transactions correspondantes (don, adhésion, panier, paiement) et pour le cas des chèques, de générer le bordereau de remise en banque.

Si vos transactions se font principalement par nos formulaires en ligne, passer par cet onglet ne vous fera pas gagner du temps. Il est plus simple d’enregistrer le paiements directement sous le panier concerné.

Générer les transactions

Commencez par saisir les informations disponibles sur le chèque ou le virement. Ces informations permettent de retrouver le chèque ou de générer le bordereau de remise.

Puis essayez de retrouver le contact et éventuellement l’organisation qui a émis le versement. Si vous ne retrouvez pas le contact ou l’organisation, donnez les informations nécessaires pour le créer automatiquement à l’enregistrement. Même si vous recevez un chèque d’une organisation, un contact doit être créer même si le nom n’est pas encore connu (ex : Contact SOCIETE X).

Remplissez les sections Part du versement affecté à … pour expliquer à quoi sera affecté le versement. Enregistrez et mettez éventuellement le scan du chèque en fichier attaché.

Cliquez sur le bouton Générer les transactions. Vérifiez que la date Transactions générées le … est remplie et que l’onglet Transaction générées contient bien les éléments souhaités.

Générer le bordereau de remise en banque

Pour générer un bordereau, créez une vue des chèques et virements reçus, cochez les chèques concernés et cliquez sur le bouton Générer le bordereau. Un bordereau sera généré dans l’onglet Bordereau de remise.

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